CALL HANDLING (ETIKA BERTELEPON)

CALL HANDLING (ETIKA BERTELEPON)

Call Handling

Call handling (etika bertelepon) adalah tata krama, sopan-santun,tata pergaulan dalam   bertelepon (menerima-melakukan kontak telepon) yang meliputi berbicara dengan jelas, tegas, terkesan ramah, hangat dan bersahabat.

Etika Menerima Telepon

1. Jawablah telepon dengan segera (maksimal 3 kali dering).
2. Berikan salam (sesuai waktu) pada penelpon dengan ramah.
3. Informasikan dengan jelas identitas perusahaan, departemen atau diri anda.
4. Cari tahu siapa nama penelpon tersebut.
5. Jadilah orang yang penuh perhatian. Dengarkan pembicaraan tamu dengan seksama, jangan memotong pembicaraan dan kuasai informasi dengan sejelas mungkin.
6. Gunakan kata-kata yang halus sehingga menyentuh sanubari, seperti: maaf, silahkan, terima kasih dsb.
7. Mencatat pesan atau pembicaraan
8. Mengucapkan terimakasih dan salam pada bagian akhir pembicaraan
9. Apabila telah selesai, letakkan gagang telepon dengan perlahan.

Etika Melakukan Panggilan Telepon

1. Siapkan nomor telepon yang hendak di tuju
2. Siapkan peralatan menulis berupa kertas dan ballpoint
3. Catatlah hal - hal pokok yang akan di sampaikan kepada pihak yang di tuju
4. Berikan salam dan menyebutkan identitas diri bila telah tersambung mengemukakan maksud dan tujuan dengan tepat dan jelas dan mudah di pahami
5. Mencatat hal - hal yang penting mengakhiri pembicaraan dengan ucapan terima kasih dan salam meletakan gagang telepon dengan pelan

Hal-Hal yang Harus Dihindari dalam Berkomunikasi melalui Telepon

1. Memakai bahasa informal, terutama kepada orang yang belum akrab/asing
2. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon
3. Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen
4. Berbicara terlalu banyak basa-basi
5. Berbicara dengan nada kasar atau membentak
6. Berbicara dengan nada memerintah
7. Penelpon dibiarkan menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya bunyi music yang diperdengarkan
8. Panggilan telepon disambungkan ke alamat yang salah berkali-kali
9. Nada dan intonasi yang terkesan malas atau tak ramah.