CALL HANDLING (ETIKA BERTELEPON)
 |
| Call Handling |
Call
handling (etika bertelepon) adalah tata krama,
sopan-santun,tata pergaulan dalam bertelepon (menerima-melakukan
kontak telepon) yang meliputi berbicara dengan jelas, tegas, terkesan ramah,
hangat dan bersahabat.
Etika
Menerima Telepon
- Jawablah telepon dengan segera (maksimal 3 kali dering).
- Berikan salam (sesuai waktu) pada penelpon dengan ramah.
- Informasikan dengan jelas identitas perusahaan, departemen atau diri anda.
- Cari tahu siapa nama penelpon tersebut.
- Jadilah orang yang penuh perhatian. Dengarkan pembicaraan tamu dengan seksama, jangan memotong pembicaraan dan kuasai informasi dengan sejelas mungkin.
- Gunakan kata-kata yang halus sehingga menyentuh sanubari, seperti: maaf, silahkan, terima kasih dsb.
- Mencatat pesan atau pembicaraan
- Mengucapkan terimakasih dan salam pada bagian akhir pembicaraan
- Apabila telah selesai, letakkan gagang telepon dengan perlahan.
Etika Melakukan Panggilan Telepon
- Siapkan nomor telepon yang hendak di tuju
- Siapkan peralatan menulis berupa kertas dan ballpoint
- Catatlah hal - hal pokok yang akan di sampaikan kepada pihak yang di tuju
- Berikan salam dan menyebutkan identitas diri bila telah tersambung mengemukakan maksud dan tujuan dengan tepat dan jelas dan mudah di pahami
- Mencatat hal - hal yang penting mengakhiri pembicaraan dengan ucapan terima kasih dan salam meletakan gagang telepon dengan pelan
Hal-Hal yang Harus Dihindari
dalam Berkomunikasi melalui Telepon
- Memakai bahasa informal, terutama kepada orang yang belum akrab/asing
- Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon
- Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen
- Berbicara terlalu banyak basa-basi
- Berbicara dengan nada kasar atau membentak
- Berbicara dengan nada memerintah
- Penelpon dibiarkan menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya bunyi music yang diperdengarkan
- Panggilan telepon disambungkan ke alamat yang salah berkali-kali
- Nada dan intonasi yang terkesan malas atau tak ramah.
